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01.06.2022

Stess im Job: Tipps für den kommunalen Arbeitsalltag

Die Anforderungen im heutigen Digi-Tal haben sich massiv geändert. Die Arbeit ist maximal optimiert, das trifft auch die Verwaltung. Die Flut an Eindrücken und Informationen ist riesig, der Zeitdruck ist groß.

Praxisbeispiel zeigt stressigen Alltag

Peter (47 Jahre) ist sehr ehrgeizig. Es ist ihm wichtig, etwas zu bewegen, verwirklichen, verändern. Deshalb ist er auch in die Politik gegangen und führt seit mehreren Jahren erfolgreich seine Gemeinde mit 3.500 Einwohner:innen. Peter ist ständig in Bewegung, er läuft den ganzen Tag von einer Aufgabe zur anderen und hat trotzdem immer wieder das Gefühl, die widerstrebenden Interessen nicht ausreichend zu berücksichtigen. „Die Aufgaben haben sich stark verändert, wir müssen uns jeden Tag an die neuen Gegebenheiten anpassen und unter hohem Zeitdruck flexibel auf die neuen Anforderungen, Schwierigkeiten und Herausforderungen und die gesetzlichen Vorgaben reagieren. Dabei bin ich auch gefordert, mutige Entscheidungen zu treffen.“

Peter hat ein hohes Engagement für die Mitarbeiterinnen seiner Gemeinde und investiert viel Zeit, gute Umfeldbedingungen für alle bieten zu können. Bei den vielfältigen Aufgaben in der Gemeinde kann Peter nicht alles selbst machen, muss trotzdem aber alles Wesentliche im Blick behalten.

Das ist sehr fordernd, denn unser Gehirn ist wie eine Bühne – es gibt nur begrenzt Platz. Man kann darauf nicht Informationen verschiedenster Art und in beliebiger Menge unterbringen. Damit das Gehirn auskunftsfähig bleibt, also Informationen bei Bedarf wiederfindet, werden Informationen selektiert, geclustert und vernetzt. Das Gehirn schafft Struktur und lenkt seine Aufmerksamkeit genauso, wie es geeignet erscheint – alles andere wird großzügig übersehen.

Tipps zum Gehirn-Entlasten

Um Ihr Gehirn möglichst effizient und ressourcensparend einzusetzen, strukturieren und priorisieren Sie Ihre ToDos vom Tag z.B. als Priority map. Wenn Sie die Arbeitsaufgaben niederschreiben, brauchen Sie nicht dauernd daran zu denken was noch offen ist, das spart Ihrem Gehirn Energie.

Wenn Sie sich Ihre Arbeit aktiv einteilen, schaffen Sie Platz im Gehirn.

  • Jede Aufgabe gehört in eine Kategorie, je nachdem ob sie als wichtig und/oder als dringend eingestuft wird.
  • Was ist wichtig und muss als erstes erledigt werden? Diese Aufgabe muss Peter selbst erledigen, und zwar bevor er sich mit Routineaufgaben des Tages auslastet.
  • Was weniger dringend, aber wichtig ist, bleibt auf Termin und kann von der Büroleitung auf Wiedervorlage genommen werden. Auch diese Aufgabe bleibt direkt bei Peter.
  • Alle Aufgaben, die weniger wichtig, aber dringend sind, sollte Peter delegieren. Seinem Team kann Peter vertrauen, dass die Aufgaben erledigt werden, ohne dass er sie dauernd kontrollieren muss. Wenn er regelmäßig mit ihnen kommuniziert, können diese Aufgaben aus Peters Gehirn ausscheiden.
  • Was kann auch einmal liegenbleiben, was kann ruhig schiefgehen? Das sind all jene Aufgaben, die nicht wichtig und nicht dringlich sind. Sie kommen später und brauchen auch nicht auf die ToDo Liste des Tages.

Verplanen Sie nur 40-60% Ihres Tages – wenn Sie 15 Punkte aufschreiben, setzen Sie Ihr Gehirn unter Stress, weil Sie Ihren eigenen Ansprüchen nicht gerecht werden.

“Wir sind nicht gestresst, weil wir keine Zeit haben, sondern wir haben keine Zeit, weil wir gestresst sind.”

Wenn Sie die Leistungsfähigkeit Ihres Gehirns langfristig erhalten wollen, machen Sie regelmäßig Pausen. Mein Tipp:

Verbinden Sie Atmung und Bewegung, kurze Übungen helfen, um den Energiehaushalt zu aktivieren. Während Sie gehen, z.B. von einem Termin zum nächsten oder wenn Sie eine kurze Pause im Freien verbringen können, blicken Sie sich aktiv um, schauen Sie was sich leicht oberhalb der Augenlinie befindet, was nehmen Sie in Ihrer Umgebung wahr. Achten Sie auf jedes Detail und bewegen Sie Ihre Augen, leicht nach oben gerichtet, bewusst von einem Punkt zum nächsten. Der Kopf bleibt dabei nach vorne ausgerichtet. Nach wenigen Minuten wird Sie ein tiefer Atemzug überraschen, so bringen Sie neue Energie mit für die nächsten Aufgaben.

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In Workshops erfahren Sie mehr über Selbstcoaching Tipps und Tricks, die Menschen in der unmittelbaren Stresssituation anwenden können, um sofort eine Stressreduktion zu erwirken.

-C. HÄSELE

Zur Autorin

Corinna Häsele ist Psychologin und Unternehmerin mit mehr als 20 Jahren Erfahrung im Medien-, Event- und Veranstaltungsbusiness. Aufgrund ihrer systemischen und integrativen Herangehensweise begeistert sie Coaching im Bereich Organisation und Führung.

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