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Tipps zur e-Vergabe

ANKÖ IT-Leiter Emir Prcic, MBA: „Ausreichend Zeit einplanen“

Die Verpflichtung zur e-Vergabe rückt immer näher. Was bedeutet dies und welche Aufgaben kommen da aus IT-Sicht auf Auftraggeber und Bieter zu?

Emir Prcic, MBA, ANKÖ IT-Leiter: Ab 18. Oktober diesen Jahres müssen Verfahren im Oberschwellenbereich elektronisch durchgeführt werden. Das ist die rechtliche Frist – aus IT-Sicht ist aber auch die Zeit für die Implementierung wichtig, und dafür sollte auf jeden Fall ausreichend Zeit eingeplant werden. So eine Umstellung kann in manchen Fällen länger dauern.

Woran liegt das: An der Technik, an der Organisation?

Prcic, MBA: Die Technik ist keine Hürde. Es braucht für die eVergabe+ keine Installation, keine Wartung und keinerlei technische Vorbereitungen auf der Nutzerseite. Natürlich gibt es eine Initial-Einrichtung der Berechtigungen und Rollen. Das lässt sich aber ganz rasch durchführen. Wie der Blick in die Praxis zeigt, sind es oft die Entscheidungswege in den Organisationen und die Schulungen, welche die Umstellung verzögern. Ebenfalls müssen die Vergabeunterlagen auf die e-Vergabe vorbereitet werden. Und das muss man im Hinterkopf bewahren, wenn es an die Umstellung geht. Mit der Bestellung ist es nicht erledigt: Die Nutzerinnen und Nutzer sollten eine kurze Einführung in die Funktionen der Plattform bekommen. Die meisten Features sind selbsterklärend, einige Passagen sollte man allerdings vor dem Start einmal durchspielen.

Wie viel Zeit muss man für die Umstellung auf die e-Vergabe einplanen?

Prcic, MBA: Das kommt ganz auf den Einzelfall an. Manchmal dauert es einige Monate bis die Entscheidung zum Umstieg getroffen wird. Wenn die Entscheidungswege allerdings geklärt sind, lässt sich die reine Freischaltung zur Plattform sehr rasch umsetzen. Dann sollten die neuen Nutzer nur noch eine Schulung absolvieren. Das dauert je nach Anzahl der zu schulenden Personen eben unterschiedlich lange. Zu empfehlen ist daher, je früher sich man darum kümmert, desto flexibler lässt sich die Schulung darauf abstimmen.

Was müssen die Bieter beachten?

Prcic, MBA: Für Bieter verläuft die Umstellung unproblematisch. Auch hier braucht es keinerlei Installation, einzig eine kostenlose Handysignatur. Dafür gibt es eine Reihe von Service- und Registrierungsstellen – der ANKÖ ist eine davon. e-Angebote können in der Folge einfach und unkompliziert über vergabeportal.at abgegeben werden. Das System führt die Unternehmen Schritt für Schritt durch die Abgabe. Also unterschreiben, abgeben und Protokoll herunterladen. Um die Nutzer aber mit dem System noch vertraut zu machen, wird der ANKÖ Veranstaltungen zum Thema e-Abgabe durchführen. Und wir empfehlen auch den Auftraggebern, ihre Bieter aktiv bei der Umstellung zu begleiten. Denn schlussendlich profitieren beide Seiten von der e-Vergabe und von einem reibungslosen Ablauf.

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