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Expertentalk DSGVO

Teil 7 zu Archiv mit schriftl. Ausarbeitung

Im Expertentalk zur DSGVO widmete sich FH-Prof. Mag. Dr. Peter Burgstaller den Fragen der Kommunalnet-User zum Thema "Archiv" und räumt etwaige Missverständnisse und Unklarheiten aus.

Viele Gemeinden müssen Daten, die sie bekommen, archivieren. Doch was ist zu beachten, wenn ich Daten zur Speicherung in die Hände einer Firma lege? FH-Prof. Mag. Dr. Peter Burgstaller beantwortete im Expertentalk alle Fragen zum Thema "Archiv". Im Video können Sie die Antworten im Wortlaut hören. Hier haben wir die Antworten nochmal für Sie schriftlich zusammengefasst.

Eine Beispielgemeinde verwendet das Online-Archiv "Topothek". Die Fotorechte sind abgeklärt bei der Verwendung, aber die Gemeinde markiert beispielsweise Personen, um sie später mit dem Namen wiederfinden zu können. Ist dies jetzt noch rechtlich zulässig?

Peter Burgstaller betont, dass bei der Bildverwendung einerseits das Datenschutzrecht eine Rolle spielt, andererseits aber auch das Urheberrecht. Das Datenschutzrecht gilt nur für lebende Personen - Verstorbene haben kein Recht mehr auf Geheimhaltung ihrer Daten, weswegen Fragen des Datenschutzes bei Verstorbenen weniger im Vordergrund stehen. Hier sind eher Fragen des Urheberrechts entscheidend. Peter Burgstaller berichtet, dass hier zwei relevante Aspekte zum Tragen kommen: Wenn, wie angesprochen, das Fotorecht abgeklärt ist, hat der Fotograf die Erlaubnis gegeben, das Foto zu verwenden. Offen bleibt die Frage, ob auch der Fotografierte die Erlaubnis gibt, sein Bildnis zu verwenden. Denn auch dies ist, gemäß dem Urheberrecht geheimzuhalten. Dies gilt für Lebende als auch Verstorbene.

Peter Burgstaller betont, dass der Schutz des eigenen Bildnisses nicht für Personen des öffentlichen Interesses - "Public Figures" - gilt, wie zum Beispiel Bürgermeister, Politiker oder Sportler (das Veröffentlichungsmedium muss mit der Bekanntheit der abgebildeten Person korrelieren). Bei klassischen Privatpersonen jedoch gilt es aufzupassen: Hier hat jeder das Recht zu sagen, er möchte nicht auf den Fotos erkannt werden, geschweige denn mit dem Namen verknüpft abgebildet werden - hier muss man immer nachfragen.

Im Falle einer öffentlichen Veranstaltung, wie zum Beispiel ein Dorffest, gibt es diese Probleme nicht, sofern einzelne Personen nicht in den Vordergrund gerückt werden, sondern vielmehr das Geschehen abgebildet wird - hier muss man sich nur um die Rechte des Fotografen kümmern, bei dem das Urheberrecht liegt.

Abrundend betont Prof. Burgstaller ein weiteres Mal die Wichtigkeit, bei Fotos, auf denen Personen eindeutig identifizierbar sind, alle Anstrengungen zu unternehmen sind, die Rechte abzuklären.

Stimmt es, dass Klassenbücher nach Ende der Aufbewahrungspflicht vernichtet werden müssen? Falls nein, dürfen diese zu Archivzwecken auch darüber hinaus aufgehoben werden, beispielsweise um später im Zuge der Organisation von Klassentreffen zu Rate gezogen werden zu können?

Peter Burgstaller definiert als Einstieg, dass die Datenschutzgrundverordnung grundsätzlich ein Verbotsgesetz ist, das bedeutet, dass die Verarbeitung von Daten prinzipiell verboten ist, es sei denn, es gibt eine Ausnahme. Ausnahmen von diesem Verbot wären beispielsweise Aufbewahrungspflichten. Wenn diese Aufbewahrungspflicht abgelaufen ist, sind die Daten zu löschen.

Im österreichischen Datenschutzgesetz steht dazu im §7 "für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke ist die Verarbeitung erlaubt, wenn diese keine personenbezogenen Ergebnisse zum Ziel haben". Da aber ein Klassenbuch genau diese personenbezogenen Daten als Ziel hätte, nämlich die spätere Identifikation von Schulkollegen, wäre dieses Archiv im öffentlichen Interesse nicht anwendbar. Peter Burgstaller empfiehlt, Archive wie Klassenbücher nach der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht zu beseitigen.

Er macht im selben Atemzug aber darauf aufmerksam, dass Beseitigen nicht unbedingt Vernichten bedeuten muss. Auch das Anonymisieren ist hierbei eine zulässige Variante. Wenn die Klassenbücher beispielsweise später dazu verwendet werden darzulegen, wie Klassenbücher zu einer gewissen Zeit ausgesehen haben, beziehungsweise wie sie erstellt wurde, müssen die Namen herausgenommen werden, darf aber sonst erhalten bleiben.

Summierend meint Prof. Burgstaller, dass die Organisation eines Klassentreffens anders gelöst werden muss und dies nicht Aufgabe der Schule ist.

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