Sie tippen in ChatGPT oder Claude einen einzigen Satz: „Stell den Ablauf eines Bauansuchens als Flussdiagramm dar: Das Ansuchen wird eingereicht, die Gemeinde prüft die Unterlagen auf Vollständigkeit, bei fehlenden Unterlagen folgt eine Nachforderung, sonst die fachliche Prüfung, am Ende ergeht der Bescheid.”
Und die KI legt Ihnen ein fertiges Diagramm hin. Das Bemerkenswerte daran ist nicht, dass es schöner wäre als von Hand – ein Diagrammprogramm kann das genauso. Das Bemerkenswerte ist, dass Sie gar kein Diagrammprogramm bedient haben. Sie haben beschrieben, was Sie wollen, und die KI hat die passende Form daraus gemacht. Und das ist kein Einzelfall fürs Zeichnen.
Sie sprechen Deutsch, die KI spricht Excel
Man kennt die KI als Schreibhelfer für E-Mails und Texte. Tatsächlich ist sie viel mehr – nämlich eine Art universeller Vermittler zu Ihren anderen Programmen, eine Schnittstelle zwischen Ihnen und Ihrer Software: Sie sagen auf Deutsch, was Sie brauchen, und die KI liefert es in der Form, die das jeweilige Programm versteht. Je klarer Ihre Beschreibung, desto besser das Ergebnis.
Ein paar Beispiele aus dem Gemeindealltag:
- Eine Tabelle für Excel oder Word. Aus einer unsortierten Sammlung von Terminen oder Kennzahlen wird auf Zuruf eine saubere Tabelle: „Mach daraus eine Tabelle mit den Spalten Datum, Thema, Zuständigkeit.” Hineinkopieren, fertig.
- Ein Baustein für die Website. Wer die Gemeinde-Website pflegt, kennt das Format dahinter (HTML) – können müssen Sie es nicht: „Gib mir diesen Ankündigungstext als HTML.” Fertig zum Einfügen.
- Ein Eintrag für den Kalender. „Erstelle einen Kalendereintrag für die Gemeinderatssitzung am 18. Juni, 19 Uhr, Sitzungssaal.” Die KI gibt den Termin als Kalenderdatei aus, die sich in Outlook & Co. öffnen lässt.
Sie überlegen nicht mehr „Wie mache ich das in diesem Programm?”, sondern nur noch „Wo soll es hin?”. Den Rest erledigt der Vermittler.
Sogar Formate, die wie Code aussehen
Die KI kann auch Formate erzeugen, die für uns Menschen wie kryptischer Code aussehen. Lassen Sie sich etwa die Textfassung hinter dem Diagramm von vorhin im sogenannten Mermaid-Format anzeigen, sieht das so aus:
flowchart TD
A[Ansuchen eingereicht] –> B{Unterlagen vollständig?}
B –>|Nein| C[Unterlagen nachfordern]
B –>|Ja| D[Fachliche Prüfung]
D –> E[Bescheid zustellen]
Diese Zeilen sind nicht für Sie gedacht, sondern für das Programm, das daraus das Diagramm zeichnet. Genau das ist der Kern: die Form ist Sache der Maschine, der Inhalt bleibt bei Ihnen. Wann immer Ihnen die KI also etwas ausgibt, das technisch aussieht, ist das kein Hindernis: Es ist schlicht das Format, das ein anderes Programm – in diesem Fall Mermaid – braucht.
Das Format kann die KI – der Inhalt bleibt Ihre Sache
Wie immer bei KI, gilt auch hier, dass Sie auf die Richtigkeit der Inhalte achten müssen. Die Form wird fast immer richtig generiert, sei es wird eine Tabelle, gültiges HTML oder ein Diagramm. Ob der Inhalt tatsächlich stimmt, wissen nur Sie. Bei einer Tabelle prüfen Sie die Zahlen, beim Kalendereintrag das Datum.
Das andere ist der Datenschutz – auch er hängt am Inhalt, nicht am Format. Ein Ablaufdiagramm oder eine Strukturtabelle enthalten in der Regel keine personenbezogenen Daten; hier können Sie auch mit der Gratis-Version unbesorgt arbeiten. Sobald aber konkrete Personen vorkommen – Namen, Adressen, ein Bürgeranliegen –, gelten die bekannten Regeln: anonymisieren oder eine Business-Version mit Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) nutzen.
Die Aufteilung bleibt dieselbe wie immer: Die KI übernimmt die Form, Sie verantworten den Inhalt. KI denkt – Sie entscheiden.
Der letzte Schritt
Eines bleibt bei all dem noch Handarbeit: Sie lassen die KI die Form erzeugen und importieren sie dann selbst ins Zielprogramm. Heute ist die KI der Vermittler, der jede Sprache spricht; nur die Übergabe machen Sie noch von Hand. Wie auch dieser letzte Schritt wegfällt, wenn die KI direkt mit Ihren Programmen verbunden ist und das Ergebnis selbst dort ablegt, sehen wir uns in einer der nächsten Kolumnen an.
Kleine Hausaufgabe für diese Woche
Denken Sie diese Woche nicht an „Text”, sondern an „Format”. Nehmen Sie etwas, das Sie sonst mühsam in einem Programm zusammenbauen – eine kleine Tabelle, einen Ablauf, eine Liste – und beschreiben Sie es ChatGPT oder Claude in Worten. Lassen Sie sich das Ergebnis im passenden Format geben und fügen Sie es dort ein, wo Sie es brauchen.
KI KOMPAKT: Die KI als universeller Vermittler – das Wichtigste
Das Prinzip: Die KI schreibt nicht nur Texte – sie ist eine Art Schnittstelle zu Ihren Programmen. Sie sagen auf Deutsch, *was* Sie wollen und *wohin* es soll; die „Sprache” des Zielprogramms kennt die KI, nicht Sie.
Sie brauchen Sie beschreiben und laden es in
- ein Diagramm einen Ablauf oder eine Struktur Website, Präsentation, Protokoll
- eine Tabelle Daten, Spalten, Reihenfolge Excel, Word
- einen Website-Baustein den gewünschten Inhalt das System der Website
- einen Termin Datum, Uhrzeit, Ort, Betreff das Kalenderprogramm
Technisch aussehende Ausgaben sind kein Problem: Manchmal liefert die KI etwas, das wie kryptischer Code aussieht (z. B. die „Textfassung” eines Diagramms). Das müssen Sie nicht verstehen – es ist für das nächste Programm gedacht, nicht für Sie.
Die Faustregel: Das Format kann die KI – der Inhalt bleibt Ihre Sache. Beides, worauf Sie achten, betrifft den Inhalt:
– Richtigkeit: Zahlen, Daten.
– Datenschutz: Eine Form ohne Personenbezug (Diagramm, Strukturtabelle) ist unkritisch, auch in der Gratis-Version. Bei echten Personendaten: anonymisieren oder Business-Version mit AV-Vertrag.
