Die Beantwortung dieser Frage ist in der Praxis nicht immer ganz einfach. Entscheidend ist einerseits, wie die Unterlagen übermittelt werden und andererseits, ob es sich inhaltlich um eigenständige Beilagen handelt.
Das Wichtigste auf einen Blick
Eine Beilage liegt vor, wenn einer gebührenpflichtigen Eingabe oder einem eine Eingabe ersetzenden Protokoll Schriftstücke, Unterlagen, Dokumente oder Fotos beigelegt oder nachgereicht werden (siehe Rz 360 und Rz 370 f GebR 2025).
Dabei spielt es keine Rolle, warum die Beilage vorgelegt wird oder ob die Behörde sie tatsächlich benötigt. Auch wenn eine Unterlage aufgrund einer gesetzlichen Vorschrift vorgelegt werden muss, kann die Beilagengebühr anfallen (siehe Rz 361 und Rz 363 GebR 2025).
Wichtig: Ist bereits die Eingabe gebührenbefreit, ist auch die dazugehörige Beilage gebührenfrei (siehe Rz 362 GebR 2025).
Physisch oder elektronisch – das macht einen Unterschied
Bei physischen Beilagen beträgt die Gebühr grundsätzlich 6 Euro pro Bogen, höchstens jedoch 36 Euro pro Beilage (siehe Rz 381 ff GebR 2025). Bei elektronischen Beilagen wird hingegen nicht nach der Seitenanzahl gerechnet. Elektronische Beilagen sind Beilagen, die etwa per E-Mail, USB-Stick, Upload, Filehosting-Dienst, WebERV oder Fa übermittelt werden. Hier fallen grundsätzlich 6 Euro pro Beilage an. Wird die elektronische Beilage per E-ID eingebracht, beträgt die Gebühr 3 Euro (siehe Rz 364 ff GebR 2025).
Praxisbeispiel: Ein Bauansuchen mit mehreren Unterlagen
Person A reicht ein Bauansuchen elektronisch per E-Mail ein. Im PDF befinden sich eine 15-seitige Baubeschreibung und ein 15-seitiger Energieausweis.
Obwohl beide Unterlagen in einem einzigen PDF enthalten sind, handelt es sich um zwei eigenständige Beilagen. Für die Gebührenberechnung kommt es auf den inhaltlichen Zusammenhang an. Baubeschreibung und Energieausweis sind daher getrennt zu betrachten.
Ergebnis: Es fallen 6 Euro für die Baubeschreibung und 6 Euro für den Energieausweis an – insgesamt 12 Euro Beilagengebühr. Die Zahl der Seiten spielt bei der elektronischen Übermittlung keine Rolle.
Was ist bei Papierunterlagen ein „Bogen“?
Bei physischen Beilagen entspricht ein Bogen dem Umfang eines beidseitig beschrifteten DIN-A3-Blattes, also vier einseitig (oder zwei beidseitig) beschrifteten DIN-A4-Blättern. Auch ein angefangener Bogen gilt als ganzer Bogen (siehe Rz 105 ff GebR 2025).
Beispiel: Eine Beilage besteht aus 12 einseitig beschriebenen A4-Blättern. Das entspricht 3 Bogen. Die Gebühr beträgt daher 18 Euro.
Bei Papier mit einem größeren Ausmaß als DIN A3 ist die feste Gebühr im zweifachen Betrag zu entrichten – unabhängig von der tatsächlichen Größe oder davon, ob die Rückseite beschrieben ist (siehe Rz 109 GebR 2025).
Wann entsteht die Gebührenschuld?
Die Gebührenschuld entsteht, wenn die schriftliche Erledigung über das in der Eingabe enthaltene Anbringen dem Einschreiter zugestellt wird (siehe Rz 388 GebR 2025).
Gebührenschuldner ist grundsätzlich derjenige, in dessen Interesse die Eingabe eingebracht oder das Beilagen beinhaltende Protokoll verfasst wird (siehe Rz 389 GebR 2025).
Fazit für die Gemeindepraxis
Bei der Beilagengebühr kommt es vor allem auf drei Fragen an: Ist die zugrunde liegende Eingabe gebührenpflichtig? Wie viele eigenständige Beilagen liegen vor? Bei analogen Beilagen: Aus wie vielen Bogen besteht die jeweilige Beilage?
Gerade bei elektronisch übermittelten Unterlagen lohnt sich ein genauer Blick. Mehrere Dokumente in einem PDF sind nicht automatisch eine einzige Beilage. Sind sie inhaltlich eigenständig, müssen sie auch gesondert vergebührt werden.
