KI-KOLUMNE: Was kostet die KI? – Vom Abo zum Verbrauch

Diese Unsicherheit ist kein Zeichen dafür, dass in Ihrer Gemeinde etwas falsch läuft. Sie ist gerade jetzt der Normalzustand. Selbst große Technologiekonzerne, die für KI Budgets in Millionenhöhe eingeplant hatten, berichten, dass sie diese innerhalb weniger Monate aufgebraucht hatten. Niemand hatte dieses Thema vor einem Jahr ernsthaft auf dem Schirm. Heute lässt es sich nicht mehr ignorieren. Schauen wir uns also an, warum KI-Kosten so schwer greifbar sind – und wie Sie für Ihre Gemeinde trotzdem vernünftig planen.

Zwei Welten

In einer Gemeinde wissen Sie genau, wie Kosten funktionieren. Es gibt Fixkosten – Gehälter, Miete, Versicherungen – die jeden Monat gleich sind. Und es gibt Verbrauchskosten – Strom, Wasser, Heizöl – die davon abhängen, wie viel tatsächlich genutzt wird. Bei der KI gibt es genau diese beiden Welten, und der Unterschied ist entscheidend.

Die erste Welt ist das Abo. Sie zahlen einen festen Betrag pro Person und Monat – aktuell rund 20 Euro für die gängigen Einzelplatz-Versionen, etwa 25 bis 30 Euro pro Nutzer für die Team-Versionen mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Das ist wie ein Handytarif mit Pauschale: Sie wissen am Monatsanfang, was am Monatsende auf der Rechnung steht. Die meisten Gemeinden, die heute KI nutzen, sind in dieser Welt – und das ist auch gut so, denn sie ist berechenbar.

Die zweite Welt ist der Verbrauch. Hier zahlen Sie nicht pro Person, sondern pro Nutzung. Abgerechnet wird in sogenannten „Tokens” – das sind die kleinen Text-Bausteine, in denen eine KI rechnet, grob gesagt Wortteile. Je mehr die KI liest und schreibt, desto mehr Tokens, desto mehr Kosten. Das ist wie der Stromzähler im Keller: zwei Haushalte mit demselben Vertrag, aber einer lässt überall das Licht brennen, der andere ist sparsam – am Monatsende stehen völlig unterschiedliche Beträge auf der Rechnung.

Und genau hier liegt das Tückische: Bei der KI können diese Unterschiede riesig sein. Dieselbe Zugangsberechtigung kann eine Person nutzen, die ab und zu eine E-Mail formulieren lässt – und eine andere, die ganze Dokumentenstapel durcharbeiten lässt. Der Verbrauch der zweiten Person kann ein Vielfaches der ersten betragen. Bei einem Pauschal-Abo merken Sie das nicht. Bei Verbrauchsabrechnung schon – auf der Rechnung.

Warum sich die Welt Richtung Verbrauch bewegt

Solange KI vor allem zum „Chatten” verwendet wird – eine Frage stellen, einen Brief entwerfen, eine Idee sammeln –, reicht das Abo völlig. Das ist die Nutzung, die ich in den letzten Kolumnen meistens beschrieben habe, und sie ist günstig.

Spannend wird es dort, wo KI nicht mehr nur antwortet, sondern arbeitet. Wenn die KI eine 47-seitige Förderausschreibung durchliest, sie mit den rechtlichen Grundlagen abgleicht und einen Entwurf ausarbeitet. Wenn im Hintergrund Abläufe automatisiert werden – eingehende E-Mails, Rechnungen, Anträge. Wenn ein KI-Agent mehrere Schritte hintereinander selbstständig erledigt. Das alles sind genau die Themen, die für Gemeinden besonders interessant sind – und es sind genau die Anwendungen, die viel mehr verbrauchen als ein kurzer Chat.

Mit anderen Worten: Je nützlicher und ehrgeiziger Ihre KI-Nutzung wird, desto eher rutschen Sie aus der berechenbaren Abo-Welt in die Verbrauchswelt. Das ist kein Grund zur Panik – aber ein Grund, vorab zu wissen, wo die Reise hingeht.

Die Fragen, die plötzlich auf dem Tisch liegen

Nehmen wir an, Ihre Gemeinde hat entschieden: Wir geben Geld dafür aus. Dann tauchen Fragen auf, die in keiner bestehenden Dienstanweisung beantwortet sind – weil sie schlicht neu sind:

• Wer bekommt überhaupt eine (bezahlte) Lizenz? Alle? Oder ein paar wenige?
• Wenn nur wenige leistungsfähige Zugänge bekommen: Sollen das Ihre fähigsten Mitarbeiterinnen sein – oder jene mit der meisten wiederkehrenden Routinearbeit?
• Können Sie überhaupt erkennen, wer am meisten davon profitieren würde?
• Was passiert, wenn eine Abteilung die KI intensiv nutzt und eine andere kaum – und sich Unmut breitmacht, weil die einen „die teuren Werkzeuge” bekommen und die anderen nicht?

Hinter all dem steht eine Spannung, die ich bei vielen Organisationen sehe: Man pendelt hin und her. An manchen Tagen heißt es „Alle sollen KI nutzen, so viel wie möglich!” – an anderen „Können wir nicht einfach die billigere Variante nehmen, auch wenn sie schlechter ist?” Beides hat seine Berechtigung. Aber dieses Pendeln, je nach Tagesform und Vorgesetztem, ist selbst das Problem. Es ersetzt eine bewusste Entscheidung durch ein ständiges Hin und Her.

Die günstige Alternative

Eine Möglichkeit, die ich in einer früheren Kolumne beschrieben habe, sind lokale KI-Modelle, die auf eigener Hardware laufen (etwa über Werkzeuge wie LM Studio mit Modellen wie Qwen oder Llama). Der Reiz ist doppelt: maximale Kostenkontrolle, weil keine laufende Verbrauchsrechnung anfällt – und maximaler Datenschutz, weil die Daten Ihre Infrastruktur nie verlassen.

Die Einrichtung braucht allerdings IT-Kompetenz, und die kostenlosen lokalen Modelle sind in der Regel noch eine Spur schwächer als die besten kommerziellen. Für eine kleine Gemeinde allein lohnt sich das meist nicht. Für einen Gemeindeverband mit eigener IT, der eine zentrale Lösung für viele Mitglieder bereitstellt, kann es eine sehr interessante Option sein.

Warum Sie nicht warten können, bis alles klar ist

Die verlockendste Reaktion auf so viel Unsicherheit wäre: abwarten. Erst einmal nichts entscheiden, bis sich der Markt beruhigt hat und alle Fragen beantwortet sind. Das klingt vernünftig – ist es aber nicht. Denn diese Fragen werden sich so schnell nicht „klären”; sie sind ein bewegliches Ziel. Und gleichzeitig wird immer deutlicher: Gar keine KI zu nutzen ist mittlerweile selbst ein Nachteil. Die Arbeit, die anderswo in der halben Zeit erledigt wird, wird in Ihrer Gemeinde dann eben in der vollen Zeit erledigt.

Der Ausweg ist nicht „warten” und nicht „alles auf einmal”. Der Ausweg ist: klein anfangen, beobachten, anpassen. Lieber ein überschaubarer, bewusst gewählter Versuch als ein eingefrorener Status quo.

Was Sie konkret tun können

1. Bestandsaufnahme: Finden Sie zuerst heraus, was Sie heute schon ausgeben. Oft sind das ein, zwei private Abos, die niemand zentral erfasst. Das ist Ihre echte Ausgangslage.

2. Kleiner, klar abgegrenzter Pilot: Statten Sie ein Team für drei bis sechs Monate mit einer ordentlichen Bezahlversion (mit AV-Vertrag) aus. Definieren Sie vorher, wofür.

3. Schauen Sie, wo es heiß läuft: Wo die KI intensiv genutzt wird, dort liegt der Nutzen. Das sagt Ihnen mehr als jede Vorab-Schätzung, wo sich eine Investition wirklich lohnt.

4. Bewusst entscheiden – breit oder tief: „Breit & günstig” (viele bekommen ein einfaches Werkzeug) oder „tief & teuer” (wenige bekommen leistungsfähige Zugänge)? Beides ist legitim. Wichtig ist, dass Sie es entscheiden – nicht, dass es sich von selbst ergibt.

5. Bei Automatisierung einen Puffer einplanen: Sobald Sie Abläufe automatisieren oder Agenten einsetzen, rechnen Sie mit Verbrauchskosten – und kalkulieren Sie großzügiger als beim reinen Chatten.

6. Zusammentun: Wie bei anderen gemeinsamen Diensten gilt auch hier: Gemeindeverband oder Nachbargemeinden gemeinsam beschaffen lassen. Das senkt Kosten und schafft Verhandlungsmacht.

Die Zahl, die am Ende im Voranschlag steht, ist keine technische Tatsache, die Ihnen die KI ausrechnen kann. Sie ist eine Entscheidung – darüber, was Ihrer Gemeinde diese Unterstützung wert ist, wer Zugang bekommt und wie Sie das gerecht verteilen. Die KI kann Ihnen dabei helfen: Sie kann Szenarien durchrechnen, Varianten vergleichen, Annahmen sichtbar machen. Aber die Entscheidung über das Geld der Bürgerinnen und Bürger bleibt eine Verwaltungs- und letztlich eine politische Frage. KI denkt – Sie entscheiden. Gerade beim Budget gilt dieser Satz besonders.

Kleine Hausaufgabe für diese Woche

Machen Sie eine Bestandsaufnahme: Was gibt Ihre Gemeinde heute tatsächlich für KI aus? Gibt es private Abos, die über Spesen laufen? Nutzt jemand kostenlose Versionen für Dinge, die eigentlich eine Bezahlversion bräuchten? Und überlegen Sie: Welche zwei, drei Aufgaben in Ihrem Bereich wären so wertvoll oder so häufig, dass sich dafür eine ordentliche Lizenz lohnen würde? Sie müssen nichts beschließen – nur einmal klar hinschauen.