Georg Rossek: Herr Lieben-Seutter, Wiener Neudorf zählt zu den Pionieren beim Einsatz von KI in der Gemeindeverwaltung. Was hat den Ausschlag gegeben?
Patrick Lieben-Seutter: Wir wollten unser Bürgerservice den Bürgern rund um die Uhr zur Verfügung stellen, ohne zusätzliche personelle Ressourcen zu benötigen. Anfragen kommen heute zu jeder Tages(rand)zeit und in vielen Sprachen. Für eine Gemeinde unserer Größe ist das ohne digitale Unterstützung nicht leistbar. KI² hat sowohl das technische als auch das verwaltungsspezifische Verständnis mitgebracht. Das war uns wichtiger als jede Verkaufspräsentation.
Georg Rossek: Was waren konkret die Argumente für KI²?
Patrick Lieben-Seutter: Drei Punkte. Erstens ein österreichisches Unternehmen mit Sitz bei Wien. Zweitens bleiben unsere Daten in der Gemeinde, das Hosting ist On-Premise möglich und – per Design – DSGVO-konform. Drittens, und das war für mich als Jurist besonders wichtig: KI² erfüllt die ISO 27001 und ist eines der ersten Unternehmen in Österreich, das zusätzlich die ISO 42001 für KI-Management besitzt.
Ich bekomme in der Praxis immer wieder mit, wie leichtfertig Mitarbeiter in so mancher Kanzlei oder auch Behörde mit hochsensiblen Daten umgehen. Da werden Schriftsätze und Aktenauszüge einfach in ChatGPT geladen, ohne sich eine Sekunde zu fragen, was mit diesen Daten dann tatsächlich passiert. Für eine Gemeinde ist das keine Option. Wir verarbeiten Daten von Bürgerinnen und Bürgern, da müssen wir uns sehr genau überlegen, auf welches System und damit auf welchen Partner wir setzen
Georg Rossek: Wie haben sich der Bürger-Assistent und der Interne Wissensspeicher im Alltag bewährt?
Patrick Lieben-Seutter: Beide laufen seit einigen Monaten produktiv. Der Bürger-Assistent beantwortet Anfragen in über 85 Sprachen rund um die Uhr. Was viele unterschätzen: Es sind oft die ganz alltäglichen Fragen, die unsere Kolleginnen am Schalter binden. Geänderte Öffnungszeiten, Saisonbeginn am Kahrteich, Preise der Veranstaltungen aus unserem Kulturprogramm ….. solche Anliegen werden jetzt sofort über den Assistenten geklärt. Und nach Weihnachten fragt traditionell die halbe Gemeinde, wo sie ihren Christbaum entsorgen kann. Auch das passiert jetzt automatisch.
Beim Internen Wissensspeicher hatten wir gemeinsam mit KI² eine Idee, auf die wir alleine gar nicht gekommen wären. Eine langjährige Kollegin geht bald in Pension. Wir haben ihr berufliches Mailpostfach, sauber bereinigt um alle privaten und personenbezogenen Inhalte, als Wissensquelle eingespielt. Damit werden Jahrzehnte an Erfahrungswissen plötzlich abrufbar und für den Nachfolger nutzbar. Genau dasselbe planen wir nun mit den Mailverläufen, die wir über die Jahre mit unserem Anwalt geführt haben. Da ging es oft um ähnliche Kleinigkeiten, wo wir immer wieder eine kurze Antwort und im Anschluss eine Rechnung bekommen haben. Wenn die KI auf diese Wissensbasis zugreifen kann, sparen wir uns künftig Zeit und Geld.
Amtsleiter der Marktgemeinde Wiener Neudorf Mag. Patrick Lieben-Seutter
Georg Rossek: Datenschutz und NIS 2 sind gerade in der Verwaltung ein heikles Thema. Wie gehen Sie damit um?
Patrick Lieben-Seutter: Ich war vor einiger Zeit auf einer NIS 2 Schulung. Auf der Heimfahrt zurück ins Amt habe ich zu meiner Kollegin gesagt: Wenn wir das alles einhalten und auf absolut Nummer sicher gehen wollen, müssen wir eigentlich unsere Geräte abstecken und mit Stift und Papier weiterarbeiten. Das war natürlich überspitzt, aber es trifft ein reales Dilemma.
Viele Gemeinden stehen vor der Frage: Arbeiten wir bei jedem einzelnen Schritt streng nach Datenschutz und NIS 2 und sind dafür unendlich langsam? Oder schauen wir bewusst an mancher Stelle weg, um unser Tempo bei gleich hohen Kosten halten zu können? Beides ist eigentlich keine akzeptable Antwort. Genau hier hat ein Partner wie KI² seinen Wert. Wenn die Lösung selbst zertifiziert ist, On-Premise läuft und keine Klardaten unsere Infrastruktur verlassen, dann muss ich diesen Kompromiss zwischen Tempo und Compliance gar nicht erst eingehen.
Georg Rossek: Würden Sie anderen Gemeinden empfehlen, diesen Schritt zu gehen?
Patrick Lieben-Seutter: Eindeutig. Wer dienstleistungsorientiert denkt, wer den Service gegenüber dem Bürger zukunftsfähig aufstellen will und dabei auf Datenschutz und österreichische Wertschöpfung achtet, kommt an einer Lösung wie KI² nicht vorbei. Die Einführung war professionell begleitet, Anlaufschwierigkeiten haben wir kaum erlebt. Das spricht für die Reife des Produkts und für das Team dahinter.
Georg Rossek: Wie geht es weiter mit Wiener Neudorf und KI²?
Patrick Lieben-Seutter: Wir freuen uns sehr, gemeinsam mit KI² an weiteren Lösungen zu arbeiten, etwa am Baubescheid-Generator, der gerade entsteht. Das Wesen unserer Zusammenarbeit ist der Ansatz „Von Gemeinden für Gemeinden“. Da entsteht etwas, weil es aus der Praxis kommt und auf die Bedürfnisse maßgeschneidert ist und nicht, weil ein Vertreter mit seinem Bauchladen in der Gemeindestube anklopft.
Wichtig ist mir bei alledem das Prinzip „Human in the Loop“. KI soll bei uns die Arbeit beschleunigen und effizienter gestalten mit dem Ziel, eher neue Services anbieten zu können als Mitarbeiter einzusparen. An Ideen mangelt es uns nicht. Dabei muss bei automatisierten Prozessen erkennbar sein, dass eine KI dahintersteht. Und: Dass eine KI in meinem Namen automatisiert E-Mails verschickt, das wäre für mich inakzeptabel. Der Mensch behält die letztendliche Kontrolle. Genau diesen Anspruch teilen wir mit KI².
