Antworten rund um die Uhr
Der KI-Chatbot ist webbasiert und direkt über die Website der Gemeinde erreichbar. Bürgerinnen und Bürger können ihre Fragen in Alltagssprache stellen und erhalten unmittelbar eine Antwort – ohne Registrierung oder Anmeldung.
Damit steht ein zusätzlicher digitaler Servicekanal auch außerhalb der Öffnungszeiten zur Verfügung. Gerade bei einfachen Standardfragen müssen Bürger nicht bis zum nächsten Werktag warten oder telefonisch Kontakt aufnehmen.
Weniger Routineanfragen für Gemeindemitarbeitende
Welche Unterlagen werden benötigt? Wo finde ich ein bestimmtes Formular? Welche Stelle ist zuständig? Bis wann muss ein Antrag eingebracht werden?
Solche Fragen nehmen im Gemeindealltag viel Zeit in Anspruch. Der Öffentliche Assistent kann einen Teil dieser wiederkehrenden Serviceanfragen bereits auf der Website beantworten. Telefonleitungen und Schalter werden dadurch entlastet und den Mitarbeitenden bleibt mehr Zeit für komplexere Anliegen.
Antworten auf Basis der Gemeindeinformationen
Der Assistent greift nicht beliebig auf Informationen aus dem Internet zurück. Grundlage sind von der Gemeinde definierte Inhalte, etwa Website-Texte, Merkblätter, Formulare und redaktionell gepflegte Antworten. Die Gemeinde behält damit die Kontrolle darüber, welche Quellen verwendet und welche Informationen öffentlich beantwortet werden.
Neben der eigentlichen Antwort kann der Chatbot den Bürgerinnen und Bürgern auch gleich den nächsten Schritt aufzeigen – beispielsweise benötigte Unterlagen, zuständige Stellen, Kontakte, Fristen oder passende Formulare.
Einfach erreichbar und mehrsprachig
Der Zugang erfolgt direkt dort, wo Bürger ohnehin nach Informationen suchen: auf der Gemeinde-Website. Verwaltungsbegriffe oder genaue Zuständigkeiten müssen dabei nicht bekannt sein – Fragen können in natürlicher Sprache gestellt werden.
Durch die mehrsprachige Nutzung können Informationen zudem für unterschiedliche Bevölkerungsgruppen leichter zugänglich gemacht werden.
Bürgerservice verbessern und gleichzeitig Verwaltung entlasten
Der Öffentliche Assistent von KI-Quadrat soll den persönlichen Kontakt zur Gemeinde nicht ersetzen. Vielmehr übernimmt er dort, wo sich Anfragen häufig wiederholen und Informationen bereits vorhanden sind.
So wird aus der Gemeinde-Website ein zusätzlicher digitaler Servicekanal: Bürgerinnen und Bürger erhalten schneller Antworten und Gemeindemitarbeitende werden bei Routineanfragen entlastet.
