Kommunalnet vermittelt, KI² entwickelt: In einer mehrteiligen Newsletter-Reihe stellen wir Ihnen alle KI²-Lösungen vor, die Gemeinden über Kommunalnet bereits nutzen können. Teil 2: der Interne Assistent.
Der erste Schnee kommt, und im Gemeindeamt braucht jemand dringend den Winterdienstvertrag. Bis wann läuft er? Was wurde damals zur Kündigungsfrist vereinbart? Die Kollegin, die ihn verhandelt hat, ist seit dem Sommer in Pension. Ihr Wissen steckt in Dokumenten am Fileserver und vor allem in ihrem E-Mail-Postfach. Gefunden wird es trotzdem nicht.
In vielen Gemeinden gehen in den nächsten Jahren erfahrene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Pension. Mit ihnen geht oft Wissen, das nirgends aufgeschrieben ist, sondern nur in E-Mails steht.
Was ist der Interne Assistent?
Ein Wissensportal mit KI-Suche für Ihr Team. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stellen ihre Frage so, wie sie eine Kollegin fragen würden, und bekommen sofort eine Antwort aus den Dokumenten Ihrer Gemeinde. Mit Angabe der Quelle, damit jede Antwort im Original nachgeprüft werden kann.
Wissen, das bleibt
Wer die Gemeinde verlässt, nimmt sein Wissen nicht mit. Der Assistent durchsucht auch die Dokumente und E-Mail-Postfächer ehemaliger Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, wenn die Gemeinde sie anbindet. So bleiben Absprachen, Zusagen und Hintergründe auffindbar, für alle, die dafür berechtigt sind. Welche Postfächer angebunden werden, entscheidet die Gemeinde.
Nicht nur Dateien: auch E-Mails
Die wichtigsten Absprachen stehen selten in einem Dokument, sondern in E-Mails. Deshalb lassen sich Postfächer direkt anbinden. Sie finden Nachrichten auch dann, wenn Sie weder Betreff noch Absender kennen: Sie beschreiben einfach, worum es ging. Dateien und E-Mails stecken in einer einzigen Suche.
So sieht das aus
Mitarbeiterin: Bis wann läuft unser Vertrag für den Winterdienst, und wie lang ist die Kündigungsfrist?
Assistent: Der Vertrag mit der Brandstetter Kommunaldienste GmbH wurde per E-Mail von Frau Huber am 12. März 2026 bis 30. April 2027 verlängert. Die Kündigungsfrist beträgt drei Monate zum Saisonende, die Kündigung muss also spätestens am 31. Jänner 2027 einlangen. Quellen: Winterdienstvertrag 2024 und die E-Mail „Verlängerung Winterdienst 2026/27“.
Der Interne Assistent im realen Einsatz in einer Gemeinde. Namen und Details wurden geändert.
Woher kennt der Assistent die Antworten?
Nur aus den Daten, die Ihre Gemeinde anbindet: Dokumente am Fileserver und E-Mail-Postfächer. Er recherchiert nicht im Internet und erfindet nichts dazu.
Wer sieht was?
Die bestehenden Zugriffsrechte bleiben erhalten. Wer eine Datei heute nicht öffnen darf, bekommt sie auch über den Assistenten nicht angezeigt. Die Anbindung an Active Directory ist möglich.
Was bedeutet das für Ihr Team?
Weniger Suchen, mehr Zeit für die eigentliche Arbeit. Nachfolgerinnen und Nachfolger finden sich schneller zurecht, Vertretungen im Urlaub funktionieren reibungsloser, und niemand muss ehemalige Kollegen anrufen, um eine Akte zu verstehen.
Wie groß ist der Aufwand?
Sie brauchen kein neues Ablagesystem. Der Assistent arbeitet mit Ihrem bestehenden Fileserver, Ihre Dokumente müssen weder umsortiert noch neu geschrieben werden. Das KI²-Team richtet die Anbindung gemeinsam mit Ihrer EDV ein und begleitet Sie bis zum Start.
Ist das sicher?
Betrieb in Österreich, DSGVO- und NIS2-konform, KI² ist nach ISO-Normen für KI-Management und Informationssicherheit zertifiziert. Für den Internen Assistenten wurde ein Patent angemeldet.
Treten Sie mit uns in Kontakt
Sie möchten wissen, was der Interne Assistent in Ihrer Gemeinde finden würde? Max Gebert bei Kommunalnet beantwortet Ihre Fragen und stellt den Kontakt zum KI²-Team her. Gemeinsam schauen wir uns an, welche Dokumente und Postfächer bei Ihnen den größten Unterschied machen.
Nächste Woche: der Förderassistent, der aus über 6.000 Programmen die passenden Förderungen für Ihre Gemeinde findet.
Ihre Ansprechpartner
Kommunalnet
Max Gebert, Tel. 01 890 21 30-16, m.gebert@kommunalnet.at | Stefan Racek, Tel. 01 890 21 30-21, s.racek@kommunalnet.at
KI² | KI-Quadrat Systemhaus GmbH
Tel. +43 1 22 65 562, office@ki2.at | ki-quadrat.at | KI² auf YouTube
