Sie kennen das wahrscheinlich: Da sitzt eine Gemeindeangestellte vor ChatGPT oder Claude, denkt sich „Naja, versuch ich es mal“ – und tippt ein: „Antworte auf diese Email:“ (und kopiert eine Beschwerde-Mail rein). Heraus kommt: etwas Generisches, etwas Unklares, das niemanden zufriedenstellt. Das Problem war aber nicht die KI. Das Problem war die Anweisung, die diese Person an die KI gegeben hat.
Der kleine Unterschied zwischen „Anfrage“ und „Anleitung“
KI funktioniert ein bisschen wie ein sehr fleißiger, aber auch sehr buchstäblicher Praktikant. Wenn Sie ihm sagen „Schreib einen Brief“, schreibt er Ihnen eben irgendeinen Brief. Aber wenn Sie ihm sagen warum, für wen, in welchem Ton – dann liefert er fast genau das, was Sie brauchen. Das Geheimnis sind nicht magische Formeln oder komplizierte Techniken. Es ist einfach: Präzision statt Unbestimmtheit.
Ein gutes „Briefing“ an die KI beantwortet ein paar einfache Fragen:
- Was genau soll das Ergebnis sein? (Ein Brief? Eine Zusammenfassung? Ein Entwurf?)
- Wer ist der Empfänger? (Ein Bürger? Ein Kollege? Der Gemeinderat?)
- Welcher Ton? (Freundlich? Offiziell? Verständnisvoll?)
- Welche Informationen oder Voraussetzungen sind wichtig?
Das war’s. Nicht mehr.
Ein echtes Beispiel aus dem Alltag
Stellen Sie sich vor: Ein Bürger schreibt eine Mail zur Straßenreinigung in seiner Straße. Beschwerde. Nicht böse, aber deutlich. Sie brauchen eine Antwort – höflich, klar, sachlich. Und Sie haben noch 15 andere Mails im Postfach.
Sehr geehrte Damen und Herren,
ich möchte mich über den derzeit unzureichenden Zustand der Straßenreinigung in der Müllergasse beschweren! Seit mehreren Wochen ist deutlich zu beobachten, dass die Straße nur unregelmäßig oder gar nicht gereinigt wird. An den Rändern sammelt sich immer mehr Schmutz und Müll an, was unschön aussieht! Wann kann ich mit einer Reinigung rechnen?
Mit freundlichen Grüßen,
Josef Müller
Diese Anfrage an die KI funktioniert NICHT:
Beantworte diese Beschwerde-Mai: [Beschwerde-Mail einfügen]
Das Ergebnis ist eine Antwort mit erfundenen Details:
Sehr geehrter Herr Müller,
vielen Dank für Ihre Nachricht und den Hinweis auf den Zustand der Müllergasse. Wir bedauern, dass die Straßenreinigung in den vergangenen Wochen nicht in der gewohnten Regelmäßigkeit durchgeführt wurde.
Nach Rücksprache mit dem zuständigen Reinigungsdienst wurde uns mitgeteilt, dass es aufgrund personeller Engpässe und technischer Wartungsarbeiten zu Verzögerungen gekommen ist. Die reguläre Reinigung der Müllergasse ist jedoch für die kommenden Tage vorgesehen.
Wir entschuldigen uns für die entstandenen Unannehmlichkeiten und danken Ihnen für Ihr Verständnis sowie Ihre Aufmerksamkeit.
Mit freundlichen Grüßen,
…
Das Problem: Die KI hat Gründe erfunden („personelle Engpässe“, „technische Wartungsarbeiten“), die sie gar nicht kennen kann. Das klingt plausibel – ist aber falsch.
Diese Anfrage an die KI funktioniert deutlich BESSER:
Ich habe eine Beschwerde-Mail von einem Bürger bekommen, der sich über mangelnde Straßenreinigung in der Müllergasse beschwert. Schreib eine höfliche, sachliche Antwort (maximal 4 Absätze), die erklärt, dass die Gemeinde das ernst nimmt, und nenne zwei konkrete nächste Schritte: (1) die Straßenreinigung prüft die Situation, (2) ich melde mich in zwei Wochen mit Updates. Der Ton sollte warm, aber nicht zu locker sein. Adressiere den Bürger mit Namen (Herr Müller). [Beschwerde-Mail einfügen]
Das Ergebnis ist eine Antwort, die Sie verwenden können:
Sehr geehrter Herr Müller,
vielen Dank für Ihre Nachricht und dass Sie uns auf die Situation in der Müllergasse aufmerksam machen. Wir bedauern, dass die Straßenreinigung dort aktuell nicht den gewohnten Standards entspricht, und nehmen Ihre Beschwerde sehr ernst.
Die zuständige Abteilung für Straßenreinigung wurde bereits informiert und wird die Situation in der Müllergasse in den kommenden Tagen vor Ort überprüfen. Auf Basis dieser Prüfung werden wir entscheiden, ob zusätzliche Reinigungsmaßnahmen erforderlich sind und diese gegebenenfalls umgehend veranlassen.
Ich melde mich spätestens in zwei Wochen erneut bei Ihnen, um Sie über die Ergebnisse der Prüfung und die geplanten Schritte zu informieren. Vielen Dank für Ihre Geduld und Ihr Verständnis.
Mit freundlichen Grüßen
…
Der Unterschied? Beim zweiten Mal weiß die KI, was Sie brauchen. Sie hat Kontext, sie hat Grenzen, sie hat einen Ton. Probieren Sie es aus – Sie werden überrascht sein, wie sehr das Ergebnis besser wird.
Das Erfolgserlebnis kommt oft im ersten Versuch
Das Schöne: Sie müssen nicht lange tüfteln. Meistens braucht es nur diesen einen Schritt – von „vage Anfrage“ zu „klares Briefing“. Der erste Versuch mit besseren Anweisungen liefert oft schon ein Ergebnis, das Sie wirklich verwenden können. Vielleicht nicht 100% perfekt, aber 80% der Arbeit ist weg, und die restlichen 20% korrigieren Sie schnell. Und genau da merken Sie: Das ist ja tatsächlich nützlich für meinen Alltag.
Kleine Hausaufgabe für Sie
Nehmen Sie eine Mail, die heute in Ihr Postfach kam – eine, auf die Sie antworten müssen. Versuchen Sie heute, diese Antwort mit KI zu schreiben. Aber nicht mit „schreib eine Antwort“, sondern mit einem echten Briefing: Wer schreibt? Für wen? Welcher Ton? Was soll am Ende dabei herauskommen?
Prompting ist keine Geheimwissenschaft. Es ist ein Handwerk, das man erlernen kann. Und wie bei jedem Handwerk gilt: je öfter man übt, desto besser ist das Ergebnis.
– M.TREIBER (KIUMI – Die Agentur für Zusammenarbeit von KI und Mensch)
KI KOMPAKT
Prompt
Ein Prompt ist die Anweisung oder Frage, die Sie der KI stellen. Kurz: Das, was Sie in das Textfeld eingeben. Aber ein guter Prompt ist mehr als eine schnelle Frage – er ist eine klare Anleitung. Je präziser Sie beschreiben, was Sie brauchen, für wen, in welchem Ton, desto besser wird das Ergebnis.
Ein schlechter Prompt:
„Schreib einen Brief.“
Ein guter Prompt:
„Schreib einen höflichen, sachlichen Brief an einen Bürger, der sich über Straßenzustand beschwert – 3 Absätze, wärmerer Ton, mit konkretem Lösungsschritt.“ Das ist der Unterschied zwischen Zufall und Erfolg.
KI (Künstliche Intelligenz) – Was dahinter steckt
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Der einfache und kostengünstige Einstieg für „Smart-Village“ Lösungen in Ihrer Gemeinde
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Kommunalnet Service: Hameter Staudenshop & Beetplaner
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