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Tirol

15.05.2020

Strategien fürs Home-Office

Risiko, Chance oder zukunftsweisende Alternative in der modernen Arbeitswelt? Aufgrund der außergewöhnlichen Situation der letzten Wochen wurde im Bereich der öffentlichen Verwaltung vermehrt auf Home-Office umgestellt. Das brachte neue Herausforderungen in zeittechnischer Hinsicht und im privaten Bereich mit sich.

Um das Ansteckungsrisiko von Covid-19 zu verringern, schickten zahlreiche Unternehmen und auch Gemeinden ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ins Home-Office. Damit Home-Office aber auch von Anfang an gut funktioniert, braucht es nicht nur die richtige Hard- und Software, sondern auch die richtige Strategie.

Funktionierende Infrastruktur

Gerade die derzeitige Situation zeigt auf, wie wichtig eine funktionierende digitale Aufgabenerledigung sein kann. Digitale Schnittstellen sowie zentrale Software- und Technologielösungen gelten als Schlüssel für eine nachhaltige und erfolgreiche Erledigung der zugewiesenen Aufgabenbereiche. Eine stabile leistungsfähige Internetverbindung, störungsfreie Telefonie – auch mit Video – und ein Virtual Private Network (VPN) sind Grundvoraussetzung, um sicher kommunizieren und auf Gemeindedaten zugreifen zu können. Die für Home-Office notwendigen technischen Geräte – insbesondere leistungsfähige, virengesicherte Laptops/Computer – sind vom Dienstgeber zur Verfügung zu stellen und auf dem aktuellen Stand zu halten. Die Digitalisierung und der Breitbandausbau sind in Österreich weit fortgeschritten, jedoch noch nicht überall. Das Projekt „Tirol 2.0“ hat bereits vor Jahren zukunftsweisend den Weg für die digitale Verwaltung in den Kommunen – darunter die Marktgemeinde Telfs – ermöglicht.

Vereinbarungen

Home-Office funktioniert nicht ohne Kommunikation und klare Regeln. Vor Beginn ist eine Vereinbarung hinsichtlich Struktur, Arbeitsplatz, Strategie/Arbeitszeit, Tätigkeitsbereich und Art der Kommunikation abzuschließen, nach dem Motto: Eine Stunde über die Arbeit Gedanken zu machen ist oft sinnvoller, als einfach drauflos zu arbeiten.

Ziele definieren

Gemeinsam vereinbarte Ziele sind gut für die Arbeitsmoral, die Motivation und die Freude bei der Arbeit. Ebenso sind die konkreten Aufgaben(-bereiche) in Abstimmung mit dem unmittelbar Vorgesetzten vorab zu definieren und die Arbeitserfolge gegebenenfalls zu protokollieren und zu evaluieren.

Regelmäßiger Austausch und Kommunikations-Etikette

Ganz wichtig – auch für das Zusammengehörigkeitsgefühl – ist die Aufrechterhaltung des Kontaktes mit dem Dienstgeber und den Arbeitskollegen. Es wird unterschätzt, wie oft man sich im Büro zwischen Tür und Angel kurz „updated“, Fragen stellt oder Freigaben einholt. Zwar fallen einerseits eventuelle zeittechnische Störungen und Ablenkungen des Büroalltages im Home-Office großteils weg, doch benötigen Mitarbeiter andererseits in unserer komplexen/vernetzten kommunalen Arbeitswelt soziale und operative Kontakte für eine erfolgreiche Bewältigung ihrer Aufgabenbereiche. Dies erweist sich in der Heimarbeits-Praxis oftmals als schwierig. Regelmäßige Treffen vor Ort – sofern möglich – sind deshalb auch in Home-Office-Zeiten das Mittel der Wahl. Ein persönliches Gespräch „face-to-face“ ist meist immer noch produktiver und unmittelbarer als eine Videokonferenz.

Apropos: Home-Office ist Dienstzeit, daher sollten folgende Faktoren bei Online-Konferenzen mit Bewegtbild unbedingt vorab beachtet werden: Kleidung, Auftritt, Webcam-Background, unfreiwillige Hintergrundbeteiligte, Datenschutz und Wahrung der Privatsphäre.

Arbeitsrhythmus

Eine der großen Herausforderungen im Home-Office stellt eine Differenzierung und örtliche Trennung zwischen Arbeitsalltag und Privatleben dar. Im Home-Office ist es daher empfehlenswert den Arbeitstag und den eigenen Arbeitsrhythmus klar zu strukturieren. Insbesondere sind die Kernarbeitszeiten mit dem Dienstgeber abzustimmen und zu definieren. Die Home-Office-Arbeitszeiten können ohne weiteres – je nach Aufgabenbereichen – von den üblichen Büroarbeitszeiten abweichen, wo immer es sinnvoll erscheint. Die Möglichkeit der flexiblen Arbeitseinteilung sollte nicht ausgenutzt, aber genutzt werden. Und trotzdem: Ein erfolgreiches Zeitmanagement basiert zu rund 80 % auf Gewohnheiten und Routinetätigkeiten. Auch regelmäßige und richtige Pausen gehören dazu, ebenso ein klar definierter Dienstschluss. Aus Gründen der mentalen und physischen Gesundheit sowie auch in familiärer Hinsicht sollte nach vereinbartem Dienstschluss – ausgenommen, es „brennt“ – keinerlei geschäftlichen Erledigungen nachgegangen werden.

Kurz-Resümee

Home-Office bietet Dienstgebern und Mitarbeitern viele produktive Möglichkeiten zur Aufgabenerledigung und Freiheiten in Selbstverantwortung. Deshalb braucht es einen vorab klar definierten Rahmen, eine erfolgsorientierte Strategie, Kommunikation und Disziplin. Willkommen in der digitalen Verwaltung und einer ressourcenschonenden neuen Arbeitswelt.

– B. SCHARMER (MARKTGEMEINDE TELFS)

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