KI-KOLUMNE: Software für einen Sonntag

Das Fest war erfunden, die Helfer auch. Den Auftrag habe ich so geschrieben, wie ihn eine Mitarbeiterin im Gemeindeamt schreiben würde, und dann nichts mehr dazu gesagt. Herausgekommen ist eine einzige Datei, die man am PC im Browser öffnet. Ganz oben steht „Es fehlen noch 11 Personen“, darunter kommen alle Schichten: die unbesetzten rot, die vollen grün. Wer jemanden zweimal zur selben Zeit einteilt, bekommt eine Warnung. Für jede Helferin und jeden Helfer erstellt das Programm eine fertige Nachricht („Du bist zu folgenden Zeiten eingeteilt: …“), die man kopiert oder gleich per WhatsApp oder E-Mail verschickt. Den Gesamtplan für die Pinnwand im Gemeindeamt druckt es ohne Telefonnummern aus. Ich habe danach jeden Knopf und jeden Ausdruck ausprobiert, und alles hat funktioniert.

Programme, die sich nie gerechnet hätten

Für ein Ortsfest hätte vor zwei Jahren niemand eigens ein Programm entwickelt. Ein Softwarehaus hätte Wochen gebraucht, und der Markt wäre eine Gemeinde gewesen, einmal im Jahr, an einem Wochenende. Also blieb es bei Excel. Heute kostet so ein Werkzeug eine Viertelstunde, und dann ist es auch in Ordnung, wenn man es nach dem Fest nicht mehr braucht.

Solche Anlässe gibt es im Gemeindeamt einige, von der Einteilung für den Wahlsonntag bis zum Adventmarkt mit seinen Standplätzen. Dazu kommen Nischen, für die es zwar Software gibt, aber selten in einer Größe, die zu 2.000 Einwohnern passt. Ich denke an den Schneeräumplan mit einer Handvoll Fahrern oder an die Übersicht über die Vereinsförderung, die bisher in mehreren Ordnern verstreut liegt.

Und dann gibt es die kleinen Werkzeuge für den eigenen Schreibtisch, etwa eine Aufgabenliste, die so funktioniert, wie Sie arbeiten, oder einen Stundenzettel, auf dem Sie festhalten, wie viele Stunden das Projekt Kinderbetreuung heuer schon gekostet hat. Fertige Programme dafür gibt es genug, oft mit Konto und Abo, und von den hundert Funktionen braucht man drei. Ein selbst gebautes Werkzeug passt genau auf den eigenen Arbeitsplatz, und mit demselben Auftragsmuster wie beim Helferplan ist es ebenso schnell fertig.

Was im Auftrag stand

Das Wichtigste an der Viertelstunde war der Auftrag an die KI. Er ist knapp eine Seite lang und steht unten im Kasten zum Nachbauen. Zuerst beschreibt er das Problem, dann, was das Programm können soll, und am Schluss die Rahmenbedingungen. Diesen letzten Teil vergisst man am leichtesten. Bei mir stand dort, dass es eine einzige HTML-Datei sein muss, ohne Server, Installation oder Konto, und dass die Daten im Browser am eigenen PC bleiben. Dazu wollte ich einen Knopf zum Sichern und einen zum Löschen, große Schrift, österreichisches Deutsch und ein erfundenes Beispielfest zum Ausprobieren. Programmieren musste ich nichts. Wie man so einen Auftrag aufbaut, steht in der Kolumne „Einstieg in das KI-Prompting“.

In meiner Kolumne über Prototypen im Juli habe ich beschrieben, dass die KI von sich aus gern zu Server und Datenbank greift. Die einzelne Datei baut sie meist erst, wenn man ausdrücklich danach fragt. Für einen Helferplan, den eine Person im Amt führt, ist sie genau richtig.

Mitgedacht und übersehen

Die KI hat mehr eingebaut, als im Auftrag stand. Ungefragt kamen eine eigene Telefonliste nur für den internen Gebrauch dazu, Schichten über Mitternacht und ein Löschknopf, der erst reagiert, wenn man das Wort LÖSCHEN eintippt. Beim Sichern weist das Programm außerdem darauf hin, dass auch die Sicherungsdatei Telefonnummern enthält.

Bei den Beispieldaten hat sie dagegen nicht aufgepasst. Die erfundenen Helfer hatten Nummern, die mit 0664 begannen und genau so aussahen wie echte Handynummern. Erfunden waren sie schon, aber irgendwem können sie trotzdem gehören. Geändert hat die KI das erst, als ich nachgefragt habe. Schauen Sie sich die Beispieldaten also genauso an wie das Programm.

Im selben Atemzug habe ich mir gewünscht, dass man die bestehende Excel-Liste auf einmal einfügen kann, ohne dass jemand doppelt angelegt wird. Nach gut zwei Minuten war auch das fertig, samt Vorschau vor dem Übernehmen. Das Programm erkennt sogar „Huber Thomas“ als „Thomas Huber“ und ergänzt die Null, die Excel bei Telefonnummern gern verschluckt.

Getestet hat die KI ihre Datei übrigens nie, sie hat sie nur geschrieben. Das Durchklicken bleibt Ihre Arbeit, und dafür sollten Sie eine halbe Stunde einplanen. Ein praktischer Hinweis noch: Manche Chat-Programme zeigen das Ergebnis gleich als Vorschau an oder bieten es zum Herunterladen an. Bei anderen kopieren Sie den Text in eine leere Datei und speichern sie mit der Endung „.html“. Mit einem Doppelklick öffnet sich der Plan dann im Browser.

Was die KI nicht entscheidet

Die KI hat den Helferplan gebaut, ohne einen echten Namen zu sehen, denn sie bekam nur den Auftrag. Namen und Telefonnummern tippt später jemand im Amt ein, und sie bleiben auf dem eigenen PC. Das ist ein großer Unterschied zu einem Chat, in den man die ganze Helferliste hineinkopiert. Warum das wichtig ist, steht in der Kolumne „KI sicher nutzen“.

Ein paar Fragen nimmt Ihnen trotzdem kein Programm ab. Bekommen die Vereinsobleute die Telefonliste? Darf die Sicherungsdatei per E-Mail an den Kollegen gehen, der am Sonntag die Einteilung übernimmt? Klären Sie außerdem mit der Amtsleitung und Ihrer IT, ob selbst gebaute Werkzeuge auf den Amts-PCs überhaupt laufen dürfen.

Bleibt noch die Frage, wer nach dem Fest alles löscht, und wann. In der Prototyp-Kolumne stand der Satz „Bauen ist nicht Betreiben“. Software für einen Sonntag muss kaum betrieben werden, dafür braucht sie ein Ende. Tragen Sie den Löschtermin gleich in den Kalender ein, mit dem Namen der Person, die löscht. Das Programm macht es einem leicht: „Nur Personen löschen“ entfernt Namen und Nummern und behält Stände und Schichten fürs nächste Jahr.

Bei den Werkzeugen für den Schreibtisch ist es umgekehrt. Sie bleiben in Gebrauch, und damit gilt alles, was in der Prototyp-Kolumne über das Betreiben stand. Die Daten liegen im Browser, und wer die Browserdaten löscht oder einen neuen PC bekommt, ist sie los. Sichern Sie deshalb regelmäßig in eine Datei, an einen Ort, den die IT ohnehin sichert. Einen Stundenzettel führen Sie am besten nur für sich selbst. Sobald er die Zeiten von Kolleginnen und Kollegen erfasst, ist das eine Sache für die Amtsleitung und, wo es eine gibt, für die Personalvertretung.

Kleine Hausaufgabe für Sie

Suchen Sie eine Aufgabe, die ein- oder zweimal im Jahr kommt und bei der es jedes Mal heißt: Nächstes Jahr machen wir das ordentlich. Schreiben Sie auf, worum es geht, was das Werkzeug können soll und was auf keinem Ausdruck stehen darf. Die Rahmenbedingungen können Sie aus dem Kasten unten übernehmen, auch das erfundene Beispiel. Lassen Sie die KI bauen und klicken Sie alles durch, bevor ein echter Name hineinkommt. Bevor Sie die Datei zum ersten Mal ernsthaft benutzen, steht der Löschtermin im Kalender. Wenn Ihnen kein Anlass einfällt, nehmen Sie ein Werkzeug für den eigenen Schreibtisch. Statt des Löschtermins tragen Sie dann eine wöchentliche Erinnerung zum Sichern ein. Das war’s.