Künstliche Intelligenz
16.03.2026
KI-KOLUMNE: Der KI-Buchhalter – Vorkontierung mit KI-Unterstützung
Es ist Montagfrüh. Auf dem Schreibtisch türmt sich ein Stapel Rechnungen: Büromaterial, Wartungsarbeiten am Gemeindefahrzeug, eine Lieferung für den Bauhof, eine Bewirtungsrechnung vom letzten Gemeinderat. Jede davon muss geprüft, mit einer Belegnummer versehen, dem richtigen Konto zugeordnet, mit dem richtigen Steuerschlüssel versehen und – je nach Gemeinde – noch einer Kostenstelle zugewiesen werden. Bevor überhaupt eine einzige Buchung im System erfasst ist.
Genau das ist Vorkontierung: die Vorarbeit, die dafür sorgt, dass die eigentliche Buchung später schnell und korrekt läuft. Wer das regelmäßig macht, weiß: Es ist kein Hexenwerk, aber es kostet Zeit. Und Konzentration. Und manchmal auch Nerven, wenn man bei der fünften Rechnung des Tages noch einmal nachschlagen muss, ob Bauhof-Material auf Konto 0600 oder doch auf 0610 läuft.
Wie KI bei der Vorkontierung hilft
Die Idee ist einfach: Sie beschreiben der KI, was auf einem Beleg steht – Lieferant, Betrag, Leistung – und fragen, wie dieser Beleg sinnvollerweise zu kontieren wäre. Die KI schlägt dann ein Sachkonto, das Gegenkonto und den passenden Steuerschlüssel vor. Das ist keine Buchhaltungssoftware, die automatisch bucht – es ist ein Assistent, der mitdenkt.
Ein konkretes Beispiel. Sie haben eine Rechnung über 360 Euro brutto von einem Elektriker für die Reparatur einer Straßenlaterne. Sie geben der KI folgendes ein:
„Ich muss eine Rechnung vorkontieren. Lieferant: Elektro Huber GmbH. Leistung: Reparatur einer Straßenlaterne. Betrag: 300 Euro netto + 60 Euro USt (20%). Bezahlung per Banküberweisung. Welches Sachkonto passt nach VRV 2015? Welches Gegenkonto? Welcher Steuerschlüssel? Gibt es etwas zu beachten?“
Die KI antwortet sinngemäß: Konto 613 – Instandhaltung von sonstigen Grundstückseinrichtungen, Gegenkonto 331 – Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (später 210 – Konto bei Kreditinstituten), Vorsteuer 20%, Hinweis auf allfällige Kostenstellen für Infrastruktur.
Das Ergebnis ist kein verbindlicher Buchungssatz – aber ein sehr guter Ausgangspunkt. Und das ist der entscheidende Punkt.
Was KI gut kann – und wo Sie trotzdem prüfen müssen
KI ist bei der Vorkontierung ein leistungsfähiger Sparringspartner, aber kein Ersatz für fachliches Urteilsvermögen. Was die KI gut kann:
- Auf Basis einer Leistungsbeschreibung plausible Sachkonten nach VRV 2015 vorschlagen
- Steuerschlüssel erläutern und auf Sonderfälle hinweisen (z.B. innergemeinschaftlicher Erwerb, steuerbefreite Leistungen, Reverse Charge bei Bauleistungen)
- Erklären, warum ein bestimmtes Konto passt – und welche Alternativen es gibt
- Grenzfälle diskutieren: Reparatur oder Investition? Liegt der Wert über oder unter der GWG-Grenze von 1.000 Euro?
Was Sie immer selbst prüfen müssen – oder besser: der KI von Anfang an mitgeben:
- Gemeindeindividueller Kontenplan: Jede Gemeinde kann den VRV-Rahmenkontenplan anpassen. Wenn Ihre Konten abweichen, schreiben Sie es einfach in den Prompt: „Bei uns heißt das Konto 4560 statt 456.“ Die KI übernimmt das sofort.
- Kostenstellen: Die KI kennt Ihre interne Struktur nicht – aber wenn Sie ihr einmal sagen „Bauhof = 200, Verwaltung = 100″, ordnet sie konsequent zu.
- Vorsteuerabzug: Ob Rechnung und UID-Nummer korrekt sind, prüfen Sie weiterhin selbst. Das ist eine formale Prüfpflicht, keine Kontierungsfrage.
Kurz: Die KI liefert den Entwurf. Sie liefern das Urteil.
Ein Tipp für die Praxis: Die KI als Nachschlagewerk
Besonders nützlich ist KI, wenn Sie sich bei einem Sonderfall nicht sicher sind. Statt lange im Handbuch zu suchen oder auf die Rückmeldung der Buchhaltung zu warten, fragen Sie einfach nach:
„Wir haben eine Rechnung für ein Seminar zum Thema Digitalisierung erhalten. Die Teilnehmerin ist eine Gemeindebedienstete. Ist das unter Fortbildung oder Bewirtung zu kontieren? Was ändert sich steuerlich, wenn das Seminar in einem Hotel inkl. Mittagessen stattgefunden hat?“
Die KI gibt Ihnen in Sekunden eine strukturierte Antwort mit den relevanten Unterschieden. Ob diese Antwort auf Ihre spezifische Situation passt, prüfen Sie noch selbst – aber den größten Teil der Recherche hat die KI schon erledigt.
Der nächste Schritt: Rechnung hochladen, fertige CSV erhalten
Wer regelmäßig vorkontiert, will nicht jede Rechnung manuell beschreiben. Moderne KI-Systeme können Bilder und PDFs direkt lesen – und damit den gesamten Ablauf auf einen einzigen Schritt reduzieren. Sie laden das PDF hoch und schicken folgenden Prompt mit:
„Extrahiere die Daten aus dieser Rechnung. Nutze den VRV-2015-Kontenplan und führe eine Vorkontierung durch. Formatiere die Ausgabe als BMD-CSV:
Belegdatum;Belegnummer;Konto_Soll;Gegenkonto_Haben;Betrag;
USt_Konto;USt_Betrag;Kostenstelle;Text;Skonto;Soll_Haben_Kennzeichen“
Das war’s. Die KI liest Datum, Lieferant, Betrag und Leistung direkt vom Beleg, ordnet das passende VRV-Sachkonto zu und gibt Ihnen eine fertige Zeile zurück – im Format, welches Software wit z.B. BMD beim Import erwartet. Diese CSV-Datei speichern Sie gemeinsam mit dem Belegbild (als PDF, gleicher Dateiname wie die Belegnummer) in einem Ordner. Der Import in BMD läuft dann über Vorerfassung Buchungen → Mehr → Extras → Buchungen importieren – BMD verknüpft CSV und Beleg automatisch.
Was früher pro Rechnung mehrere Minuten gedauert hat, dauert jetzt Sekunden. Und für einen Stapel von zehn Rechnungen brauchen Sie keine Stunde mehr, sondern eine Viertelstunde – davon die meiste Zeit für die Prüfung, nicht für die Eingabe.
Kleine Hausaufgabe für diese Woche
Nehmen Sie die nächste Rechnung, die auf Ihrem Schreibtisch landet. Bevor Sie nachschlagen oder nachfragen: Beschreiben Sie der KI die Leistung und fragen Sie nach einem sinnvollen Kontierungsvorschlag. Vergleichen Sie dann das Ergebnis mit Ihrer üblichen Vorgehensweise. Sie werden sehen: Meistens liegen KI und Realität nah beieinander – und wo sie abweichen, lernen Sie etwas.
– M.TREIBER (KIUMI – Die Agentur für Zusammenarbeit von KI und Mensch)
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