Mit dem Abgabenänderungsgesetz 2025, BGBl. I Nr. 97/2025, wurde das Gebührengesetz 1957 (GebG) weiter vereinfacht und neue Pauschalgebühren eingeführt. Eine dieser Pauschalierungen betrifft die neu eingeführte Gebühr für Strafregisterbescheinigungen, die nicht nur den Ausstellungsprozess vereinfachen, sondern auch eine transparente Gebührenberechnung gegenüber Bürgerinnen und Bürgern gewährleisten soll. Abseits von der gesetzlichen Änderung wurden auch Vereinfachungen bei der Gebührenbefreiung für Strafregisterbescheinigungen iZm freiwilligem Engagement getroffen.

Ausgestaltung der neuen Pauschalgebühr

Durch eine Pauschalgebühr sollen alle Gebühren und Verwaltungsabgaben zu einem einheitlichen Betrag zusammengefasst werden. Im Fall der Strafregisterbescheinigung wurden konkret die Eingaben-, die Beilagen- und die Zeugnisgebühr sowie die Bundesverwaltungsabgabe für die Ausstellung der Strafregisterbescheinigung zu folgender Pauschalgebühr zusammengefasst:

• Gewöhnliche Strafregisterbescheinigung………………………………..……….……….26 Euro
• Strafregisterbescheinigung Kinder- und Jugendfürsorge……………………………29 Euro
• Strafregisterbescheinigung Pflege und Betreuung………………………………..……29 Euro
• Strafregisterbescheinigung terroristische und staatsfeindliche Strafsachen sowie Völkermord, Verbrechen gegen die Menschlichkeit, Kriegsverbrechen………29 Euro

Neben diesen Pauschalgebühren sind keine weiteren Gebühren oder Bundesverwaltungsabgaben (zB für weitere Beilagen oder die Vorlage ausländischer Schriften) zu entrichten. Weitere Folge ist außerdem, dass die Adressierung an eine bestimmte dritte Person (zB Arbeitgeber) keine Auswirkung auf die Höhe der Gebühren hat.

Bei Beantragung der Strafregisterbescheinigung unter Inanspruchnahme der E-ID reduziert sich die Gebühr jeweils um 8 Euro (zu den Voraussetzungen dieser Begünstigung siehe Rz 144 ff GebR 2025).

Bei der Pauschalgebühr handelt es sich um eine Antragsgebühr. Das bedeutet, dass die Gebührenschuld bei Stellung des Antrages (bzw. Aufnahme der Niederschrift) entsteht und die Gebühr daher in diesem Zeitpunkt zu entrichten ist. Die Gebühr ist damit auch unabhängig davon zu entrichten, ob die Strafregisterbescheinigung tatsächlich ausgestellt wird. Gebührenschuldner ist derjenige, in dessen Interesse der Antrag eingebracht wird.

Werden mehrere Arten der Strafregisterbescheinigung beantragt, ist die Gebühr auch mehrfach zu entrichten.

Beispiel: Es wird gleichzeitig eine gewöhnliche Strafregisterbescheinigung und eine „Strafregisterbescheinigung Kinder- und Jugendfürsorge“ beantragt. Für die Beantragung der gewöhnlichen Strafregisterbescheinigung ist eine Gebühr von 26 Euro und für die „Strafregisterbescheinigung Kinder- und Jugendfürsorge“ eine Gebühr von 29 Euro – sohin gesamt 55 Euro – zu entrichten.

Da mit der Pauschalgebühr auch die Bundesverwaltungsabgaben abgegolten werden, diese aber bisher den Gemeinden zustanden, sollen die Gemeinde je ausgestellter Strafregisterbescheinigung einen Teil der Pauschalgebühr erhalten (sog. Pauschalbetrag; siehe auch Rz 67 GebR 2025): Unter Pauschalbetrag ist jener Betrag zu verstehen, der der Behörde eines Landes oder einer Gemeinde für die Ausstellung einer Schrift zusteht. Dieser Betrag ist in der Pauschalgebühr bereits enthalten und nicht zusätzlich einzuheben. Bei der Überweisung der Gebühren an den Bund ist der Pauschalbetrag zurückzubehalten – die Differenz wird dann an den Bund überwiesen. Vom Bürger ist nur die Pauschalgebühr iHv 26 bzw. 29 Euro einzuheben.
Für interne Buchhaltungszwecke kann der Pauschalbetrag als Verwaltungsabgabe verbucht werden.

Die bestehenden Befreiungen für freiwilliges Engagement und ehrenamtliche Sanitäter bleiben von der Pauschalgebühr unberührt und somit aufrecht.

Die neue Pauschalgebühr ist auf alle Anträge anzuwenden, die seit dem 1. Jänner 2026 gestellt wurden.

Vereinfachungen der Gebührenbefreiung iZm freiwilligem Engagement

Die Beantragung und Ausstellung von Strafregisterbescheinigungen im Rahmen von freiwilligem Engagement bei einer

• Freiwilligenorganisation,
• spendenbegünstigten Einrichtung und
• gesetzlich anerkannten Kirche oder Religionsgesellschaft sowie einer nach innerkirchlichem Recht mit Wirksamkeit für den staatlichen Bereich errichteten und mit Rechtspersönlichkeit ausgestatteten Einrichtung

ist zur Gänze gebührenfrei. Das heißt in diesen Fällen fallen die Antragsgebühren (und auch andere Gebühren und Bundesverwaltungsabgaben) nicht an.

Die Gebührenbefreiung ist durch folgende Unterlagen nachzuweisen:

• Nachweis über das Vorliegen einer begünstigten Organisation oder Einrichtung:
  • Bestätigung der Servicestelle für freiwilliges Engagement oder
  • Bescheid über die Feststellung der Spendenbegünstigung des Finanzamtes Österreich oder
  • der Eintrag der Kirche in der Liste unter gesetzlich anerkannte Kirchen und Religionsgesellschaften
• Bestätigung des (zukünftigen) Arbeitgebers, dass eine freiwillige Tätigkeit vorliegt (samt Unterschrift und firmenmäßiger Fertigung des Arbeitgebers sowie Personendaten des Antragstellers)
• Bestätigung des (zukünftigen) Arbeitgebers, dass nicht mehr als das Freiwilligenpauschale (1.000 Euro bzw. 3000 Euro pro Jahr) ausbezahlt wird (samt Unterschrift und firmenmäßiger Fertigung des Arbeitgebers sowie Personendaten des Antragstellers)

Die Bestätigungen können im Original oder in Kopie vorgelegt werden. Nicht geeignet sind hingegen Blanko- und Pauschalbestätigungen, vorgefertigte Kopien oder Bestätigungen, die aus dem Internet heruntergeladen werden. Für einen geeigneten Nachweis müssen die Bestätigungen somit eigens für den Antragsteller ausgestellt worden sein (zB Adressierung an den Antragsteller durch den Arbeitgeber).

Nunmehr wird die Erbringung dieser Nachweise iZm Freiwilligenorganisationen aber vereinfacht: Für die Beantragung einer gebührenfreien Strafregisterbescheinigung für freiwilliges Engagement bei einer Freiwilligenorganisation soll ein standardisiertes Formular verwendet werden, das unter folgendem Link zum Download bereitsteht: https://www.freiwilligenweb.at/wp-content/uploads/2026/01/2026-Bestaetigung-des-FWE-SRB.pdf

Es umfasst alle gesetzlich erforderlichen Angaben, die für die unkomplizierte Prüfung der Befreiungsvoraussetzungen durch die ausstellende Behörde notwendig sind und ersetzt damit das Zusammenstellen individueller Unterlagen. Eine Beantragung der besonderen Strafregisterbescheinigungen „Kinder- und Jugendfürsorge“ und „Pflege und Betreuung“ ist damit ebenso möglich.

Künftig sollen alle Freiwilligenorganisationen ausschließlich dieses Formular nutzen – die Freiwilligenorganisationen sind darauf hinzuweisen.

Bei Vorlage des Formulars ist insbesondere die angegebene FWO-Nummer zu überprüfen. Zu diesem Zweck wurde eine FWO-Datenbank (https://www.freiwilligenweb.at/freiwilligenorganisationen/) eingerichtet, die den Abgleich rasch ermöglicht.

Bei Verdacht einer Blanko- oder Pauschalbestätigung (insbesondere, wenn Angaben durch die Freiwilligenorganisation vorausgefüllt zur Verfügung gestellt werden) oder bei Verdacht, dass keine ehrenamtliche Tätigkeit, sondern ein normales Arbeits- bzw. Angestelltenverhältnis vorliegt, ist das Strafregisteramt der Landespolizeidirektion Wien (LPD-W-SVA-2-2-Strafregisteramt@polizei.gv.at) zu kontaktieren.

Sie finden diese Informationen auch im Factsheet des Bundesministeriums für Arbeit, Soziales, Gesundheit, Pflege und Konsumentenschutz: https://www.freiwilligenweb.at/wp-content/uploads/2026/01/Factsheet-Strafregisterbescheinigung-2026.pdf

-S. WUKOVITS