Wie KI-Quadrat österreichischen Gemeinden hilft, mehr Anfragen mit weniger Aufwand zu bewältigen – ohne dass ein einziges Dokument das Rathaus verlässt.

Die Realität in vielen österreichischen Gemeindeämtern ist bekannt: Bürgeranfragen werden mehr, das Personal wird weniger, und erfahrene Kolleginnen und Kollegen gehen in Pension – mitsamt ihrem Wissen über Abläufe, Zuständigkeiten und lokale Besonderheiten. Gleichzeitig erwarten Bürgerinnen und Bürger schnelle, digitale Antworten, am besten rund um die Uhr.

Das niederösterreichische Unternehmen KI-Quadrat Systemhaus GmbH hat genau für diese Situation eine Lösung entwickelt: eine KI-Plattform, die speziell für den kommunalen Einsatz gebaut wurde – datensouverän, zertifiziert und direkt am eigenen Server betreibbar.

Alle Assistenten, eine Plattform

KI-Quadrat stellt Gemeinden über das Kommunalnet Portal KI-gestützte Werkzeuge zur Verfügung, die alle auf derselben verifizierten Wissensbasis arbeiten:

Öffentlicher Assistent – Ein 24/7-Chatbot, der Bürgeranfragen auf Basis der Gemeindedaten beantwortet. Ob Öffnungszeiten, Müllabfuhr-Termine oder Informationen zu Bauvorhaben: Der Assistent liefert konkrete Antworten, die auf den tatsächlichen Inhalten der Gemeinde basieren – nicht auf allgemeinem Internetwissen.

Förder-Assistent – Durchsucht automatisiert aktuelle Förderprogramme von Bund, Land und EU und gleicht sie mit den Gegebenheiten der Gemeinde ab. So bleiben keine Fördertöpfe ungenutzt.

Interner Assistent – Sichert das Erfahrungswissen langjähriger Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter digital ab. Abläufe, Entscheidungslogiken und lokales Know-how werden erfasst und stehen auch nach Personalwechseln zur Verfügung.

Rechts-Assistent – Liefert Antworten auf rechtliche Fragestellungen mit direktem Verweis auf die Quellen – von der Gemeindeordnung bis zum Baurecht.

Datensicherheit als Grundprinzip

Für Gemeinden ist Datenschutz keine Option, sondern Pflicht. KI-Quadrat trägt dem Rechnung: Die gesamte Plattform kann vollständig auf dem Server der Gemeinde betrieben werden (On-Premise). Personenbezogene Daten werden vor der KI-Verarbeitung lokal anonymisiert; zur KI gelangt nur der geschützte Kontext, keine Rohdaten.

Das Unternehmen ist nach ISO 27001 (Informationssicherheit) und ISO 42001 (KI-Managementsystem) zertifiziert – eine Kombination, die in Österreich nur wenige Unternehmen vorweisen können. Zusätzlich erfüllt die Plattform die Anforderungen der DSGVO und der NIS-2-Richtlinie.

Drei Betriebsmodelle – passend für jede Gemeinde

Je nach IT-Infrastruktur und Anforderungsprofil stehen drei Varianten zur Auswahl:

Cloud (SaaS): KI-Quadrat hostet die Plattform in EU-Rechenzentren. Ideal für kleinere Gemeinden ohne eigene Serverinfrastruktur.

Hybrid: Die Anwendung läuft in der Cloud, die Vektordatenbank mit den Gemeindedokumenten bleibt am lokalen Server. Dokumente verlassen nie das Rathaus.

On-Premise: Der gesamte Stack wird auf dem Gemeindeserver installiert. Maximale Kontrolle, kein externer Datenverkehr.

Bereits im Einsatz

Die Gemeinde Wiener Neudorf in Niederösterreich setzt die Plattform bereits produktiv ein. Darüber hinaus ist KI-Quadrat auch international aktiv – unter anderem in Rumänien. Der Grund liegt auf der Hand: Gemeinden in ganz Europa kämpfen mit denselben strukturellen Herausforderungen – Personalmangel, steigende Bürgererwartungen und wachsender Verwaltungsaufwand. Die Plattform ist daher bewusst mehrsprachig und modular aufgebaut, um auch außerhalb Österreichs einsetzbar zu sein.

Über Kommunalnet verfügbar

KI-Quadrat ist offizieller Partner von Kommunalnet. Gemeinden, die die Plattform kennenlernen möchten, können direkt eine kostenlose, unverbindliche Demo vereinbaren.